Co z tym wynagrodzeniem? Prawnik wyjaśnia nowe przepisy o rekrutacji i rozwiewa popularne mity

Paweł Galiński, radca prawny z gdańskiej kancelarii obsługującej przedsiębiorstwa zatrudniające od 30 do 4000 pracowników, rozpoczął webinar od obalania funkcjonujących w mediach mitów: "Nie będziemy mieli do czynienia od grudnia z tym, że Polska stanie się drugą Norwegią i każdy będzie mógł zweryfikować, ile zarabia sąsiad za płotem."

24 grudnia 2025 roku - w Wigilię - wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące procesu rekrutacji. Jednak to, co pojawia się w mediach społecznościowych i branżowych dyskusjach, często nie ma wiele wspólnego z rzeczywistością.

Pięć mitów, które należy odrzucić:

• Mit 1: Wszystkie wynagrodzenia staną się jawne Rzeczywistość: Nie będzie pełnej jawności jak w Norwegii. Nie poznasz zarobków kolegi z działu ani sąsiada.
• Mit 2: Z każdego ogłoszenia o pracę poznasz dokładne wynagrodzenie Rzeczywistość: Pracodawca ma do wyboru trzy różne opcje informowania o wynagrodzeniu.
• Mit 3: Należy natychmiast wyrównać wynagrodzenia kobiet i mężczyzn Rzeczywistość: To zagadnienie wymaga odrębnej, szerszej dyskusji - najprawdopodobniej w 2026 roku.
• Mit 4: Od czerwca 2026 wchodzi obowiązek raportowania różnic płacowych Rzeczywistość: Tego również nie wprowadzają grudniowe przepisy.
• Mit 5: To rewolucyjne zmiany przewracające rynek pracy Rzeczywistość: To pierwszy, celowo okrojony etap wdrażania dyrektywy Unii Europejskiej.

Istota nowych regulacji

Paweł wyjaśnił sens zmian w prosty sposób: "Pracownik zgłaszający się do rekrutacji powinien wiedzieć, w jakich realiach płacowych się porusza, zanim sam przedstawi swoje oczekiwania."

Istota zmian sprowadza się do jednego: "Zachowanie podstawowych zasad fair play. Strona pracownicza - ekonomicznie słabsza - ma wiedzieć, z jakimi możliwościami finansowymi pracodawcy ma do czynienia. To wszystko ma na celu, żeby kandydat nie negocjował w próżni, nie wiedząc, czy rozmawia o tysiącach, czy o wielokrotnościach przeciętnego wynagrodzenia w branży."

Trzy opcje informowania o wynagrodzeniu - elastyczność dla pracodawców

Nowe przepisy dają pracodawcy możliwość wyboru spośród trzech równorzędnych opcji:

• Opcja 1: Pełna informacja o wszystkich składnikach wynagrodzenia
• Opcja 2: Informacja o początkowej wysokości wynagrodzenia (zazwyczaj w okresie próbnym)
• Opcja 3: Przedział wynagrodzenia (tak zwane widełki płacowe). "To będzie najbardziej popularne, najlepsze i najbardziej elastyczne rozwiązanie" - wskazał Paweł, dodając jednak istotne zastrzeżenie.

Pułapka zbyt szerokich widełek - informacja iluzoryczna

"Znając praktykę wielu działów kadr, obserwujemy sporą pokusę, aby w ogłoszeniach podawać bardzo szerokie widełki - od poziomu niewiele przekraczającego wynagrodzenie minimalne, aż po jego wielokrotność."

Konkretny przykład? Przedział 4666 zł - 14660 zł.

"Umówmy się - ta informacja nie jest żadną informacją dla kandydata. Dolna granica to przepisowe minimalne wynagrodzenie za pracę w pełnym wymiarze, więc powtórzenie regulacji ustawowej. Górna to kilkakrotność tej kwoty. W rzeczywistości rozstrzał wynagrodzeń na tym samym stanowisku rzadko kiedy jest tak znaczny - właściwie to w zasadzie nie występuje."

Ocena prawnika jest jednoznaczna: "Tak sformułowany przedział ma charakter iluzoryczny i nie spełnia celu ustawowego. W mojej ocenie taka praktyka nie będzie wypełniała nowych wymagań."

Trzy momenty na przekazanie informacji - dokumentacja kluczowa

Pracodawca może przekazać informację o wynagrodzeniu w jednym z trzech momentów:

• Moment 1: Bezpośrednio w treści ogłoszenia o pracę
• Moment 2: Przed rozmową kwalifikacyjną (jeśli nie było w ogłoszeniu)
• Moment 3: Przed nawiązaniem stosunku pracy (jeśli wcześniej nie podano)

Wszystkie trzy opcje są równorzędne, choć "najbardziej naturalnym i zalecanym sposobem jest zamieszczenie informacji w treści ogłoszenia."

Istotne: Pracodawca musi udokumentować, że ten obowiązek wykonał. "To na nim spoczywa ciężar dowodu" - podkreślił Paweł.

Najczęstszy błąd działów HR - odwrócona kolejność

"Działy HR chciałyby najlepiej stosować tę nowelizację w ten sposób, że rekruter najpierw zadaje pytanie o oczekiwane wynagrodzenie, otrzymuje od kandydata odpowiedź, a dopiero potem przedstawia ofertę pracodawcy."

To podejście jest całkowicie niedopuszczalne.

"Nie może być tak, że informacja o wysokości wynagrodzenia lub przedziale płacowym jest podawana dopiero po tym, jak pracodawca zapyta kandydata o jego oczekiwania. Pracownik musi mieć zachowaną przestrzeń na swobodę negocjacyjną."

Dodatkowo: Od 24 grudnia zabronionym staje się pytanie o aktualne zarobki oraz o to, ile kandydat zarabiał u poprzednich pracodawców. "Dyskusja na ten temat została prawnie ucięta."

Neutralność płciowa w ogłoszeniach - od "operatora" do "osoby operującej"

Nowe regulacje wymagają, aby treść ogłoszeń i nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci.

Dostępne rozwiązania:

• Neutratywy: "operator X" (bez gramatycznego wskazania płci)
• Osobatywy: "osoba operująca dźwigiem" zamiast "operator/operatorka dźwigu"
• Podwójne nazewnictwo: Stosowanie obu form - męskiej i żeńskiej - "najbardziej praktyczne rozwiązanie, bliższe polskiej kulturze językowej i prawnej"
• Oznaczenie K/M: Popularne dotychczas, ale "wydaje się, że to rozwiązanie nie jest w pełni prawidłowe od grudnia 2025"

Rekomendacja eksperta: "Rozsądną koncepcją jest stopniowe wprowadzanie w firmach nazw stanowisk o charakterze neutralnym."

Trzy problematyczne przypadki z praktyki

• Problem 1: Wynagrodzenie akordowe "Gdy pracodawca stosuje trudne do uchwycenia składniki wynagrodzenia, przekazanie transparentnej informacji staje się wyzwaniem." Rozwiązanie hybrydowe: Podać stawkę godzinową oraz informację o akordzie z jasno opisaną metodologią naliczania.
• Problem 2: Bonusy - roszczeniowe czy uznaniowe? Rozbieżność w interpretacji: Czy bonus należy się automatycznie po wykonaniu określonych punktów, czy pracodawca zachowuje mechanizm warunkowania wypłaty? Od odpowiedzi zależy, czy bonus wchodzi do obligatoryjnych elementów wynagrodzenia.
• Problem 3: Efekt publikacji widełek - roszczenia obecnych pracowników "Jeśli widełki płacowe będą publikowane w ogłoszeniach, obecni pracownicy na podobnych stanowiskach mogą dojść do wniosku, że pracują na mniej korzystnych warunkach. Publikowanie tych informacji może być silnym aktywatorem roszczeń płacowych osób już zatrudnionych. To bez wątpienia wyzwanie."

Państwowa Inspekcja Pracy - wzmożona czujność

"Mamy informacje z poszczególnych jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy, że instytucja ta będzie zwracać zdecydowanie większą uwagę na dochowywanie przez pracodawców tych wymagań już od przełomu grudnia i stycznia."

Kontekst: Od 1 stycznia 2026 PIP otrzymuje "nowe narzędzia kontroli pracodawców związane z przekształceniem umów cywilno-prawnych w stosunki pracy" - choć jak zaznaczył prawnik, to już "temat na zupełnie odrębne spotkanie."

Plan działania do 24 grudnia - konkretne kroki

Paweł przedstawił usystematyzowaną listę działań:

1. Stworzyć szczegółowy plan wdrożenia z zaufanym doradcą prawnym
2. Przygotować i przekazać działom HR/kadr nowe wytyczne postępowania
3. Opracować wzory informacji i poświadczeń do podpisywania przez kandydatów
4. Zaktualizować nazewnictwo stanowisk w całej strukturze organizacyjnej
5. Przeprowadzić wewnętrzne szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za rekrutację
6. Zrealizować symulacje nowych rozmów rekrutacyjnych
7. "Wprowadzić to wszystko w DNA działów HR, żeby stało się naturalną praktyką"

"Regulacje cywilizujące proces rekrutacji"

Prawnik zakończył na pozytywnym akcencie: "Myślę, że dobrze, że te regulacje wchodzą w życie. Będą miały charakter cywilizujący nasze postępowania rekrutacyjne. Są do wdrożenia w każdym przedsiębiorstwie - mniejszym i większym - jest to do sprawnego zrealizowania."

Kluczową zaletą jest elastyczność nowych przepisów: "Na szczęście nasz ustawodawca zdecydował się na elastyczne wprowadzenie tych regulacji. Sposób wypełnienia obowiązków można dostosować w zależności od rozmiaru przedsiębiorstwa. Czy to 30 osób w biurze architektonicznym, czy 1000 w firmie produkcyjnej - praktyki będą różne, ale wdrożenie jest realne."

Potrzebujesz szczegółowych wytycznych dla swojej branży? Paweł omówił konkretne case studies z różnych sektorów gospodarki - od małych firm usługowych po wielkie zakłady produkcyjne - i wyjaśnił, jak unikać najczęstszych błędów oraz jak prawidłowo dokumentować cały proces.

Chcesz wiedzieć więcej? Obejrzyj pełne nagranie webinaru.

O Ekspercie

Paweł Galiński to radca prawny w Kancelarii Galiński-Kleina z siedzibą w Gdańsku, działającej na rynku od blisko 15 lat. Specjalizuje się w kompleksowej obsłudze prawnej przedsiębiorstw, transakcjach M&A, tworzeniu oraz likwidacji podmiotów gospodarczych, kreowaniu struktur holdingowych przy udziale fundacji rodzinnych a także w doradztwie podatkowym. W ramach Kancelarii kieruje także Praktyką prawa pracy i HR.

Kancelaria reprezentuje bardzo zróżnicowane podmioty gospodarcze - od mniejszych firm (około 30 pracowników) po duże przedsiębiorstwa zatrudniające 3-4 tysiące osób - z branż takich jak: produkcja żywności, budownictwo i montaż przemysłowy, produkcja maszyn, sektor medyczny i okołomedyczny, marketing, programy lojalnościowe oraz eventy.

Zakres działania Kancelarii w obszarze prawa pracy obejmuje zarówno indywidualne stosunki pracy (zatrudnienie, zwolnienia, restrukturyzacja zatrudnienia, programy dobrowolnych odejść), jak i zbiorowe prawo pracy (układy zbiorowe, regulaminy pracy i wynagradzania, polityki bonusowe, programy relokalizacyjne, regulacje pracy zdalnej).

Od blisko 15 lat Kancelaria wspiera klientów w delegowaniu pracowników do pracy za granicą - w krajach Unii Europejskiej, poza UE, a także w obu Amerykach. Priorytetem w działaniu jest bezpieczeństwo prawne klientów oraz praktyczne, biznesowe podejście do rozwiązywania problemów z wykorzystaniem szerokiej perspektywy międzybranżowej.

https://www.linkedin.com/in/pawelgalinskiradcaprawny/
https://www.galinski-kleina.pl/ 

Niniejszy wpis stanowi syntezę kluczowych informacji i praktycznych rekomendacji przedstawionych podczas webinaru. Pełne nagranie zawiera dodatkowe case studies, szczegółowe omówienie wymaganej dokumentacji oraz odpowiedzi na pytania dotyczące specyficznych sytuacji branżowych.