Kiedy lista zadań staje się wrogiem...

Tomasz Bilik przyznaje się bez ogródek: "Przychodzą do mnie klienci z planami, które już na starcie gwarantują porażkę." Ten psycholog sportu i biznesu przez lata obserwował, jak przedsiębiorcy sabotują sami siebie, tworząc listy zadań, które bardziej stresują niż pomagają.

Na swoim webinarze nie tylko wytłumaczył, dlaczego większość metod planowania nie działa, ale pokazał cztery proste kroki, które zmieniają wszystko. I ostrzegł przed pułapką, w którą wpada większość z nas.

Paradoks planowania: im więcej, tym gorzej

Webinar zaczął się od niepokojącej prawdy: źle ułożony plan może być gorszy niż brak planu. "Jeżeli regularnie układamy plany z błędami i ich nie realizujemy, uczymy się nie realizować planów. To najgorsze, co nas może spotkać."

Tomasz powołał się na badania z psychologii wykonania, które pokazują, że planowanie rzeczywiście zwiększa efektywność, motywację i zmniejsza prokrastynację. Ale tylko pod jednym warunkiem - plan musi być dobrze ułożony.

"Nie chodzi o to, żeby zaplanować jak najwięcej rzeczy w jeden dzień. Celem planowania jest realizowanie rzeczy ważnych."

Cztery kroki, które zmieniają wszystko

Metoda Tomasza opiera się na czterech prostych krokach, ale diabeł tkwi w szczegółach.

• Krok 1: Spisuj - ale nie byle jak. Wszystko w jednym miejscu, dostępnym zawsze. Tomasz poleca nawet notatnik przy łóżku: "Jak mamy wolną głowę, przychodzą pomysły. Zamiast stresować się całą noc, zapisz to i zapomnij."
• Krok 2: Oceniaj - każde zadanie pod kątem dwóch wymiarów: czy jest ważne (pcha życie/biznes do przodu) i czy jest pilne (wymaga zrobienia tu i teraz).
• Krok 3: Priorytetyzuj - "To najważniejsza rzecz z dzisiejszego spotkania. To ustawia wszystko."
• Krok 4: Działaj - bo "od samego planowania nikt jeszcze sukcesu nie osiągnął."

Prawda o zadaniach, której nikt nie chce słyszeć

Najbardziej przełomowy moment webinaru? Gdy Tomasz powiedział wprost: "Zawsze będziemy mieli więcej zadań niż czasu na ich realizację. Im szybciej się z tym pogodzimy, tym szybciej będziemy tym zarządzać."

To była brutalna szczerość, której większość guru produktywności unika. Zamiast obiecywać, że znajdziemy czas na wszystko, Tomasz pokazał, jak świadomie wybierać, co robimy, a czego nie.

"Niektórzy próbują robić z siebie robokopa, pracując po bardzo wiele godzin. To w długim terminie przynosi słabe efekty - zarówno dla dobrostanu, jak i efektywności biznesowej."

Metoda "Ważne vs Pilne" w praktyce

Tomasz pokazał konkretny przykład swojej listy zadań. "Przygotować warsztaty na jutro" - ważne i pilne. "Wysłać faktury do księgowej" - pilne, ale nie ważne (nie pcha biznesu do przodu). "Przypomnieć się mało rokującemu klientowi" - ani ważne, ani pilne.

Ta kategoria pokazuje brutalne podejście do priorytetyzacji. Nie wszystkie zadania są równe, a niektóre można odłożyć w nieskończoność bez szkody dla biznesu.

Trzy pytania, które wszystko zmieniają

Zanim zaczniesz planować, Tomasz radzi odpowiedzieć sobie na trzy fundamentalne pytania:

1. Jakie działania najbardziej pchają twój biznes do przodu?
2. Co w ogóle chcesz robić w swojej pracy?
3. Jakie inne obszary są ważne w twoim życiu?

"Nie zamykajmy oczu na życie poza biznesem. Inne dziedziny też będą się dopraszać czasu, więc warto je brać pod uwagę w planowaniu."

Planowanie, które nie da się skopać

Jedna z najciekawszych koncepcji: tworzenie planów odpornych na nieprzewidziane sytuacje. "Im trudniej realizację planu skopać, tym lepiej."

Tomasz mówił o planach z "kręgosłupem" - takim rdzeniem, który praktycznie nie da się zniszczyć. Ale ostrzegał przed przesadą: "Mogę zaplanować odpowiedź na jednego maila dziennie, ale czy to pcha biznes wystarczająco do przodu?"

Pułapka wiecznego planowania

Najbardziej podstępna pułapka? Planowanie jako forma prokrastynacji. "Od pięknie stworzonego planu jeszcze nikt sukcesu nie osiągnął. To też forma ucieczki - wieczne planowanie wszystkiego i nierealizowanie."

Tomasz przestrzegał: jeśli poczujesz, że przestajesz mieć czas na działanie, bo ciągle planujesz, to znak, że planowanie stało się celem samym w sobie.

Zmęczenie decyzyjne i dlaczego warto planować

Psycholog wytłumaczył też mechanizm zmęczenia decyzyjnego: "Każda decyzja w ciągu dnia zajmuje czas i energię. Jeśli ktoś podejmuje dużo decyzji, coraz trudniej mu je podejmować."

Dlatego dobrze ułożony plan oszczędza energię mentalną. "Celem dobrego planowania jest dać sobie spokój, nie musieć o wszystkim pamiętać i nie podejmować za każdym razem decyzji."

Chcesz poznać wszystkie metody i przykłady? Tomasz szczegółowo pokazał swoje narzędzia, omówił różne formy spisywania zadań i przedstawił konkretne przypadki z pracy z klientami.

[Link do pełnego nagrania webinaru]

O ekspercie

Tomasz Bilik to psycholog specjalizujący się w psychologii wykonania w trzech wymagających dziedzinach: sporcie, biznesie i sztuce scenicznej. Pracuje z osobami, które muszą radzić sobie z większą liczbą wyzwań niż w standardowych zawodach.

Jego podejście łączy wiedzę z psychologii sportu z praktycznymi potrzebami przedsiębiorców i artystów. Specjalizuje się w zwiększaniu efektywności wykonania oraz pomaganiu w radzeniu sobie z presją i złożonością zadań charakterystycznych dla tych dziedzin. W swojej pracy kładzie nacisk na praktyczne, sprawdzone metody, które można natychmiast wdrożyć.

Ten wpis to fragment metod i technik, które Tomasz szczegółowo omówił podczas webinaru. Pełne nagranie zawiera konkretne narzędzia, przykłady planów oraz wskazówki dotyczące aranżowania otoczenia sprzyjającego efektywności.